Google Form, Excel หรือแชท LINE เทียบกับระบบจองสนามจริง — ต่างกันตรงไหน

เจ้าของสนามเกือบทุกคนเริ่มจากของฟรี ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่ถูกในช่วงแรก คำถามคือจุดไหนที่ของฟรีเริ่มแพงกว่าการจ่ายเงิน

ลองเทียบทีละหัวข้อจากมุมของสิ่งที่กระทบรายได้จริง ไม่ใช่จากรายการฟีเจอร์

1. ลูกค้ารู้ไหมว่าคอร์ทว่างจริง

Google Form ไม่รู้ว่าคอร์ทว่างหรือไม่ มันแค่รับข้อความจากลูกค้า ลูกค้าสองคนกรอกเวลาเดียวกันได้ทั้งคู่ และคุณต้องเป็นคนบอกคนที่สองว่าเต็มแล้ว

Excel ที่แชร์กันในทีมรู้ แต่ลูกค้าไม่เห็น ส่วนระบบจองจริงแสดงตารางที่ว่างจริงให้ลูกค้าเห็นก่อนกด และล็อกสล็อตทันทีที่เลือก

ผลต่างที่จับต้องได้คือจำนวนครั้งที่คุณต้องพิมพ์คำว่า ขอโทษครับ ช่วงนั้นเต็มแล้ว ซึ่งเป็นข้อความที่ทำให้ลูกค้าใหม่ไม่กลับมาเป็นอันดับต้นๆ

2. ใครเป็นคนคิดเงิน

กับ Form และ Excel คนคิดเงินคือคุณ ทุกครั้ง รวมถึงกรณีที่ยากอย่างจองคร่อมช่วงราคา จองสองคอร์ทพร้อมกัน หรือมีส่วนลดลูกค้าประจำ

ระบบจองคิดจากกฎราคาที่ตั้งไว้ล่วงหน้า จึงได้ยอดเดิมทุกครั้งไม่ว่าใครเป็นคนรับจอง และไม่มีเคสที่พนักงานใหม่คิดราคาผิดจนต้องมาตามเก็บทีหลัง

3. เงินเข้าเมื่อไหร่

แนวทางฟรีเกือบทั้งหมดจบที่ ลูกค้าโอนมาแล้วส่งสลิปในแชท ซึ่งแปลว่ามีคนต้องเปิดดูสลิปทุกใบ เทียบยอด เทียบเวลา และเทียบชื่อบัญชีผู้รับ

ระบบจองออก QR PromptPay ตามยอดของการจองนั้นโดยตรง และตรวจสลิปกับบัญชีผู้รับให้อัตโนมัติ สลิปปลอมและสลิปซ้ำจึงถูกปฏิเสธตั้งแต่ต้นทาง

4. ลูกค้าจองตอนตีสองได้ไหม

ข้อนี้คือข้อที่คนประเมินค่าต่ำที่สุด สนามที่เปลี่ยนมาใช้ระบบจองมักพบว่ามีการจองเกิดขึ้นนอกเวลาทำการเป็นสัดส่วนสูง ซึ่งเป็นรายได้ที่เมื่อก่อนหายไปเงียบๆ เพราะไม่มีใครตอบแชทตอนนั้น

5. ข้อมูลย้อนหลังใช้ทำอะไรได้บ้าง

Excel เก็บข้อมูลได้ แต่แทบไม่มีใครเอามาวิเคราะห์จริง เพราะต้องมานั่งทำตารางสรุปเอง ส่วน Google Form ให้ข้อมูลดิบที่ยังไม่ผูกกับตารางคอร์ท

• อัตราการใช้คอร์ทรายชั่วโมง เพื่อรู้ว่าควรลดราคาช่วงไหน
• รายได้ต่อคอร์ทต่อวัน เพื่อรู้ว่าคอร์ทไหนคุ้มค่าลงทุนปรับปรุง
• ลูกค้าที่กลับมาบ่อย เพื่อทำแพ็กเกจให้ตรงกลุ่ม
• อัตราการยกเลิกและไม่มาตามนัด

6. ถ้าคุณไม่อยู่ สนามยังรับจองได้ไหม

นี่เป็นคำถามที่ตอบยากที่สุดสำหรับสนามที่ใช้วิธีฟรี เพราะทุกอย่างผูกกับคนที่รู้เรื่องมากที่สุดคนเดียว ถ้าคนนั้นป่วย ลาพักร้อน หรือลาออก การรับจองจะสะดุดทันที

ระบบจองทำให้สนามรับจองได้ต่อเนื่องโดยไม่ขึ้นกับใครคนใดคนหนึ่ง ซึ่งเป็นเงื่อนไขจำเป็นถ้าคุณคิดจะเปิดสาขาที่สอง

7. ต้นทุนจริงคือเท่าไหร่

ลองคำนวณแบบตรงไปตรงมา ถ้าคุณหรือพนักงานใช้เวลาวันละ 1 ชั่วโมงไปกับการตอบแชทจองและตรวจสลิป นั่นคือประมาณ 30 ชั่วโมงต่อเดือน

ตีเป็นค่าแรงขั้นต่ำก็หลายพันบาทต่อเดือนแล้ว ยังไม่รวมรายได้ที่หายไปจากการตอบไม่ทันช่วงไพรม์ไทม์ และจากคอร์ทที่ถูกจองไว้แล้วไม่มีคนมา

เกณฑ์ง่ายๆ คือ ถ้าสนามคุณมีตั้งแต่ 3 คอร์ทขึ้นไป และมีลูกค้าทัก LINE มาจองเป็นประจำ ต้นทุนของวิธีฟรีจะแซงค่าระบบไปแล้ว เพียงแต่มันไม่ได้ออกมาเป็นบิลให้เห็น

แล้วเมื่อไหร่ที่ของฟรียังพอ

ถ้าสนามคุณมี 1 ถึง 2 คอร์ท ลูกค้าเดินเข้ามาหน้าสนามเป็นหลัก และแทบไม่มีใครจองล่วงหน้า สมุดจดหรือ Excel ก็ยังพอ อย่าเพิ่งจ่ายเงินให้กับปัญหาที่ยังไม่มี

แต่ถ้าคุณเริ่มตอบแชทไม่ทัน เริ่มมีเคสจองซ้อน หรือเริ่มไม่แน่ใจว่าเดือนนี้รายได้เท่าไหร่กันแน่ นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาแล้ว